România va implementa facturarea electronică din 2024. Ce implicații sunt pentru companii?

un articol scris de Inge Abdulcair, Director PwC România si Ramona Curta, Senior Manager PwC România

România a primit autorizarea din partea Consiliului Uniunii Europene de a introduce obligația de a emite numai facturi electronice în relația comercială B2B (Business to Business). Astfel, doar documentele în format electronic vor mai fi acceptate ca facturi de către administrația fiscală din România.

Cel mai probabil noul sistem generalizat de facturare electronică pentru toate relațiile B2B, și anume pentru toate tranzacțiile dintre companiile din România, va fi implementat în România începând cu 1 ianuarie 2024, potrivit Deciziei de derogare publicată în data de 27 iulie 2023.

În contextul tuturor măsurilor de digitalizare a administrației fiscale, autoritățile din România și-au exprimat în numeroase rânduri intenția de a introduce obligația raportării facturilor electronice prin sistemul RO e-Factura.

Dacă ne întrebăm care este impactul principal la nivelul fiecărei companii din România, răspunsul ar fi că acestea pot emite în continuare facturile din sistemele lor informatice în relația B2B, dar facturile trebuie să fie în format .xml și să conțină toate elementele obligatorii, urmând ca transmiterea acestora către beneficiar să fie efectuată prin platforma RO e-factura.

În acest context, după implementarea SAF-T, companiile din România urmează să-și adapteze sistemele interne pentru a emite facturile electronice și a le transmite prin RO e-Factura.Acest proces ar presupune o serie de analize interne, modificări de ordin tehnic, alocarea de resurse umane, dezvoltarea sau contractarea unor aplicații, precum și de resurse financiare suplimentare.

Ca prim pas, având în vedere că este necesară validarea unor elemente obligatorii care trebuie să fie prezente în acest format de factură, trebuie să ținem cont că identificarea lor este în sine o provocare, unele dintre ele având asociate codificări specifice care vor fi incluse în factura în format .xml, de exemplu codurile de taxă, codurile NC, tipul facturii, unitățile de măsură etc. De asemenea, unele companii utilizează mai multe sisteme ERP în vederea emiterii facturilor, astfel încât acest proces trebuie efectuat pentru fiecare model de factură utilizat, din sistemele informatice aferente.

Va fi necesară efectuarea unei analize detaliate a procesului intern actual de facturare, volumului facturilor și nevoile proprii, potențialul de automatizare a procesului, implicarea resurselor umane, regulile de securitate, precum și funcționalitățile necesare care ar fi benefice pentru echipele din departamentele financiar-contabile și care să asigure un proces de facturare cât mai facil.

Companiile care primesc / emit un volum semnificativ de facturi vor fi în poziția implementării unei soluții IT care să ajute la automatizarea acestui proces de transmitere electronică a facturilor. În acest sens, pașii principali în procesul de implementare implică revizuirea datelor și a proceselor, sesiuni de design, stabilirea fluxului de date și maparea datelor pentru a respecta formatul RO e-Factura. Ulterior finalizării acestui pas, urmează implementarea soluției IT și procesul de testare pentru implementarea integrală până la Go live.

Astfel, având în vedere provocările implementării RO e-Factura, companiile din România trebuie să inițieze procesul de identificare a resurselor și soluțiilor necesare pentru a se asigura că se conformează pentru această obligație viitoare.

Imposibilitatea emiterii facturilor electronice în conformitate cu noua obligație care, cel mai probabil, va intra în vigoare la începutul anului viitor ar putea afecta procesele interne ale companiei, precum și relația comercială dintre parteneri, având în vedere că pot exista parteneri care ar putea refuza plata unei facturi dacă aceasta nu a fost  emisă și transmisă prin RO e-Factura. Mai mult, pot apărea cazuri în care posibilitatea de a emite și transmite facturi prin RO e-Factura să fie unul dintre criteriile de selecție sau de continuitate a relațiilor comerciale cu furnizorii.