e-Factura: Facturarea electronică, obligatorie de la 1 iulie în România pentru anumite tranzacții. Polonia, exemplu de bune practici în domeniu.

Începând cu 1 iulie, relațiile contribuabililor și firmelor din România cu instituțiile statului și cu Fiscul se digitalizează, anumite categorii fiind obligate să factureze în noul sistem e-Factura în două tipuri de tranzacții, iar în acest demers extrem de complex alte state europene, cum ar fi Polonia, au căpătat deja experiență.

În România, primul tip de tranzacții pentru care vor fi obligatorii facturile electronice se referă la vânzarea de produse și prestarea de servicii în cadrul achizițiilor publice, adică relația B2G, iar al doilea la vânzarea între firme de produse riscante din punct de vedere fiscal, respectiv relația B2B.

Având în vedere complexitatea sistemului de facturare electronică și experiența altor țări care l-au adoptat, pentru o implementare eficientă este nevoie de o soluție IT performantă, dar și de timp pentru comunicare și cooperare între autorități și mediul de afaceri pentru corectarea problemelor apărute înainte de data de 1 iulie, așa cum s-a întâmplat în țările UE care au facturarea electronică, precum Italia și Polonia.

Italia a început introducerea facturii electronice din 2014 și ea a devenit obligatorie la 1 ianuarie 2019. Autoritățile poloneze au debutat cu facturarea electronică în 2018, iar din 2020 sistemul a devenit obligatoriu pentru toate instituțiile și pentru companiile private care desfășoară afaceri B2G. Guvernul de la Varșovia a ales doi furnizori oficiali pentru acest serviciu, unul dintre ei fiind compania Infinite.

Astfel, în Polonia, compania Infinite, care are filială și la București, a implementat platforma de schimb electronic de documente pentru procesare, transfer, validare/matching, reporting și la final stocare/arhivare electronică. Facturile pot fi: facturi de marfă, facturi de servicii, corecții, storno, retur, etc.

“Principalele beneficii ale proiectului implementat în Polonia au fost reducerea timpului de înregistrare a facturilor – time saving, reducerea costurilor – saving money, reducerea blocajelor financiare, mai puține facturi incorecte sau false, mai puțină hârtie consumată – go green și arhivare convenabilă – eArchive, dar și trasabilitate a tranzacțiilor”, precizează Adina Andrei, Country Manager pentru România al Infinite.  

Directiva Europeană 55/2014 impune tuturor statelor membre să opteze pentru o platformă electronică de procesare a facturilor, cu trasabilitate și transparență pentru toate tranzacțiile B2G (Business to Governement). Practic, toate companiile private care fac afaceri cu statul sunt obligate să transmită facturile pe o astfel de platformă electronică, iar destinatarii o primesc prin intermediul acestei platforme. Dacă Polonia a optat pentru doi operatori privați (unul dintre ei fiind Infinite), România a ales construirea unei platforme proprii, interne, operată de ANAF și Ministerul Finanțelor.

Planul inițial al Poloniei, la începutul proiectului, a fost ca platforma pusă la dispoziția statului de Infinite să înroleze peste 200.000 utilizatori (dintre care minim 15.000 instituții publice) și 5.500.000 documente/an, procesul fiind în curs și în prezent, pentru că necesită timp pentru informarea utilizatorilor și deprinderea modului de folosință. În plus, un asemenea proiect are nevoie de capabilități IT de stocare, procesare, suport tehnic, o infrastructură IT de capacitate mare și dezvoltări tehnice pe parcurs. 

Totodată, în Polonia s-a desfășurat o amplă campanie de comunicare publică, care a constat în organizarea de seminarii, conferințe și întâlniri publice, ceea ce în România încă nu s-a realizat, cel puțin până în prezent. Utilizatorul polonez trebuie să învețe să folosească platforma de facturare electronică după propriile nevoi, alegând numărul de documente/facturi/an, un workflow potrivit, tipul de sistem IT cu sau fără integrare automată, interfața grafică, etc. Conturile de lucru sunt confirmate prin Semnătura Electronică Certificată, care este și cheia de validare, ceea ce permite respingerea userilor falși.

Proiectul de facturare electronică este auditat periodic de Guvern, în Polonia auditarea fiind anuală.

Proiectul din România, intitulat “E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică”, a fost demarat în luna martie 2020, de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale, pentru respectarea cerințelor UE.

Ministerul Finanțelor a primit de la un grup de lucru special instituit o propunere de strategie pentru a adopta facturarea electronică (conform Directivei UE 55/2014) și a decis ca platforma pentru facturarea electronică să fie făcută in-house de ANAF într-un timp foarte scurt. Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică ar fi trebuit să presupună etape de proces care să permită analizarea efectelor asupra mediului economic și gestionarea eficientă a datelor recepționate.

Operatorii economici au testat sistemul e-Factura începând cu 1 aprilie, dar au constatat probleme de funcționare și diverse elemente de neclaritate.

Infinite își pune la dispoziție experiența în domeniu, a dezvoltat deja formatul .xml al facturii electronice, conform specificațiilor ANAF și propune această soluție companiilor care doresc o interconectare cu platforma ANAF e-Factura.

__________

Compania Infinite IT Solutions face parte dintr-un grup internațional de companii cu sediul la Lublin, Polonia. De la înființarea sa, în 2002, Infinite a sprijinit peste 150.000 de companii, atât IMM-uri, cât și întreprinderi mari în automatizarea proceselor de afaceri.

Infinite Polonia este furnizorul de Platformă de Facturare Electronică pentru Ministerul Polonez al Afacerilor și Tehnologiei din cadrul Guvernului de la Varșovia.

Sucursala Infinite în România a fost creată în 2017, grupul fiind prezent în 31 de țări din Europa și Asia. Infinite mai este implicată și în proiecte de facturare electronică din Croația, Ungaria sau Arabia Saudită, țară în care are de asemenea sucursală proprie și ajută companiile să treacă la noua platformă e-Factura a Guvernului local.

În România, Infinite propune platforma sa de facturare electronică în relațiile B2B de peste 12 ani și are peste 2.000 de clienți locali din domenii precum retail, HORECA, automotive, bricolaj, etc. Clienții Infinite folosesc deja platforma pentru transmiterea facturilor, validarea sau arhivarea acestora (într-un mod similar cu cel propus de platforma RO e-Factura). Peste 5.000.000 documente tranzitează anual platforma Infinite, iar stocarea se face în centre de date proprii, conform legislației europene.